I termini e le condizioni per la certificazione Security Hotels, di seguito SH, vengono forniti all’interno di contratti individuali, con le singole strutture ricettive o campus universitari, di seguito Strutture.

La piattaforma SH è di proprietà di Kriptia USA inc. 66 W Flagler Street #900 Miami FL 33130. USA.

I servizi inclusi nei presenti Termini &Condizioni, di seguito T&C, si basano sulle linee guida e standard internazionali quali ISO 31000 – Risk Management, ISO 31030 – Travel Risk Management, ASIS International – ASIS Standards & Guidelines, UNI10459 – professionista della Security, notizie di stampa relative al contesto delle Strutture aziendali e sulla conoscenza, l’esperienza, la competenza dei professionisti di Security Hotels nel certificare le aziende, le Strutture ricettive e i campus universitari a livello internazionale.

Con la parola “servizio” si intende il processo di certificazione in materia di sicurezza e valutazione dei rischi a cui si sottopone il Cliente secondo il Regolamento SH consegnato ad ogni singolo cliente. Tale regolamento definisce lo scopo e le fasi del processo di certificazione, i criteri e i parametri con i quali le Strutture vengono certificate, i livelli di certificazione basate sulla tipologia di struttura ricettiva, diritti e doveri delle parti, durata della certificazione e del relativo mantenimento.

Come anticipato, le certificazioni SH sono assegnate a seguito di un processo di valutazione della struttura richiedente mediante domande, controlli e audit relativi ai principali aspetti della sicurezza.

Il processo di certificazione è suddiviso nei seguenti step:

1. Step 1: La Struttura che intende certificarsi dovrà utilizzare il modulo presente sul sito www.securityhotels.com per mettersi in contatto con SH; individua la certificazione più adatta e procede al pagamento della fee iniziale relativa alla prenotazione del servizio. Tale importo è dovuto e non sarà rimborsabile nel caso non si possa procedere con la certificazione richiesta.

Nell’immediato, una volta ultimato il pagamento, la struttura richiedente apparirà nella mappa SH delle strutture certificate presente sul sito www.securityhotels.com con la dicitura “in fase di certificazione”.

2. Step 2: In questa fase, la Struttura richiedente dovrà esibire una serie di documenti propedeutici all’offerta economica per l’audit di valutazione ai fini della certificazione:

• Visura aggiornata della Camera di Commercio o documento equipollente;
• le caratteristiche generali della Struttura richiedente, compreso nominativo del legale rappresentante e indirizzo della localizzazione fisica della struttura

Il perfezionamento del rapporto contrattuale fra SH e la Struttura avviene con la restituzione a SH dell’offerta controfirmata e accettazione di quanto previsto nel presente Regolamento, e successive modifiche, che costituisce parte integrante dell’offerta e di cui la Struttura dichiara di conoscere il contenuto.

SH esaminerà in via preliminare la documentazione ricevuta e richiederà altra documentazione qualora ciò sia ritenuto necessario ai fini dell’accettazione della domanda; qualora, invece, non accetti la domanda di certificazione per i motivi di seguito elencati, ne darà segnalazione alla Struttura entro 10 giorni lavorativi. Se ritenuta adeguata la documentazione ricevuta, SH confermerà per iscritto l’accettazione della domanda e l’inizio dell’iter di certificazione.

SH si riserva la facoltà di NON accettare la domanda di certificazione proveniente da una Struttura qualora ci siano evidenze che la Struttura stessa:

• sia in una situazione di liquidazione, fallimento o concordato preventivo;
• sia stata in precedenza oggetto di provvedimento di revoca del certificato.

Il contratto controfirmato è stipulato per una durata di 3 anni e viene tacitamente rinnovato ogni 3 anni, per la stessa durata, a meno di disdetta di una delle parti da comunicarsi con lettera raccomandata a/r entro almeno 90 giorni dalla scadenza del certificato. Farà fede la data sulla cartolina di ricevimento. Qualora, durante la durata del contratto, in funzione dei dati della Struttura aggiornati o di modifiche tariffarie, sia necessario modificare le quote di mantenimento/rinnovo/estensione, le nuove tariffe saranno comunicate alla Struttura, per darle modo di esercitare il suo diritto di accettazione/recesso.

3. Step 3: A seguito del versamento dell’acconto concordato tra le parti, SH comunica alla Struttura richiedente il nominativo del professionista designato per la conduzione dell’audit, il quale provvede a definire un piano di Audit dettagliato che sarà trasmesso alla Struttura prima dalla data fissata. La data della visita viene concordata tra SH e la Struttura in accordo con le esigenze delle stesse.

La valutazione della struttura è effettuata da un rappresentante di SH mediante ispezione visiva, visita dettagliata della struttura richiedente, incontri e colloqui diretti con i dirigenti e i dipendenti, test ed ispezioni di determinate attrezzature di sicurezza, esame di piani, politiche e procedure relative a sistemi di sicurezza e protezione.

A seconda della dimensione, delle caratteristiche e dell’ubicazione della Struttura, l’audit dura almeno n. 6 (sei) ore.

Lo scopo dell’audit è quello di analizzare e valutare la Struttura secondo i criteri della certificazione scelta. L’iter di valutazione ricomprende diversi aspetti della security, tra cui la pianificazione strategica della sicurezza, la gestione delle politiche e procedure di sicurezza, le aree relative alla struttura fisica, i sistemi di allarme e sorveglianza attiva e passiva, il controllo degli accessi e dei fornitori, la gestione e formazione del personale in materia di sicurezza e prevenzione.

Il risultato dell’audit di valutazione è costituito da un rapporto comprendente i rilievi emersi, le informazioni raccolte, la successiva valutazione e le eventuali segnalazioni di miglioramento. Copia del rapporto, controfirmato dalla Struttura, verrà rilasciato direttamente dal professionista SH che ha svolto l’audit e la Struttura stessa. Entro 10 giorni lavorativi dalla data di conclusione dell’audit, la Struttura dovrà finalizzare il pagamento dell’audit e riceverà gli esiti della certificazione.

Nel caso in cui la struttura sia idonea e rispetti i criteri, riceverà il certificato che attesta l’avvenuta certificazione e lo stato della struttura sulla mappa SH verrà aggiornata con la dicitura “Certificata” con l’aggiunta del livello di certificazione SH ottenuta.

Nel caso in cui la struttura non rispecchi alcuni criteri e parametri non obbligatori, la struttura riceverà la certificazione richiesta in aggiunta a delle raccomandazioni con l’indicazione di apportare modifiche o migliorie.

Nel caso in cui la struttura non sia idonea circa parametri obbligatori e propedeutici, SH rilascerà la certificazione scelta dal cliente solo se entro 6 mesi dalla data di consegna della valutazione finale provvederà ad adempiere a tutte quelle azioni correttive che permetteranno di soddisfare i criteri obbligatori e propedeutici di riferimento.

4. Step 4: Il certificato attesta la conformità della Struttura e può essere rilasciato da SH solo se la Struttura rispetti i criteri e parametri della certificazione scelta con le eccezioni espresse nel capitolo precedente. Il certificato ha validità annuale e la data di prima emissione coincide con la data di emissione del certificato; alla sua scadenza può essere riemesso annualmente a fronte della valutazione positiva espressa da parte di SH in base agli esiti della pratica di rinnovo.

Assieme al certificato, la Struttura riceverà entro 2 (due) mesi dall’emissione dello stesso anche il materiale (adesivi) da esporre nei locali della Struttura.

Qualsiasi provvedimento che modifichi o revochi la certificazione in corso di validità comporta la distruzione del certificato.

Condizioni Generali

Si prega di leggere le presenti condizioni generali di utilizzo. Utilizzando il servizio Security Hotels, la struttura richiedente accetta i presenti T&C. Ciò include anche il pagamento online della fee iniziale riguardante la prenotazione del servizio.

Il servizio è fornito per singole Strutture ricettive e campus universitari o simili. Il servizio non può essere copiato in nessun formato elettronico, digitale, informatico o cartaceo e/o utilizzato per altri locali, luoghi, edifici, siti, aziende o organizzazioni.

Nel caso in cui vi siano più Strutture della stessa catena alberghiera o compagnia alberghiera o simili, è necessario richiedere la certificazione per ogni singola struttura facente parte del suddetto gruppo. Possono essere applicati sconti sui prezzi per i servizi forniti a più strutture della stessa catena o gruppo alberghiero o simili.

La proprietà intellettuale, i diritti, il logo, il marchio, i certificati, il contenuto e il concetto commerciale del servizio appartengono esclusivamente a Security Hotels e la struttura richiedente non ha alcun diritto su quanto sopra.

Il marchio e il logo di Security Hotels sono e restano di proprietà di Kriptia e possono essere utilizzati solo previa autorizzazione e accordo con Kriptia.

La struttura richiedente, nel completare lo Step 2 del servizio e nel consegnare i documenti o le informazioni richieste come parte del servizio, fornirà, al meglio delle sue conoscenze, informazioni accurate e aggiornate.

Per i servizi di pagamento online, la Struttura viene indirizzato a un servizio di pagamento online di terzi riconosciuto. La scelta e la decisione di utilizzare questo servizio spettano interamente alla struttura richiedente. Utilizzando il servizio di pagamento online di terzi, Security Hotels non si ritiene responsabile per perdite, danni, spese e reclami, comprese le perdite conseguenti, derivanti dall’utilizzo del servizio di pagamento online di terzi.

Esonero o limitazione da responsabilità

Tutti i servizi forniti da Security Hotels ai sensi del presente documento saranno eseguiti in modo professionale in linea con gli standard generalmente accettati nel settore della sicurezza. La struttura richiedente e SH sono consapevoli che la concessione e l’utilizzo dei servizi da parte della struttura non costituiscono una garanzia, implicita o meno, che non si verifichino perdite, decessi, lesioni o danni.

Il servizio di certificazione è fornito come impegno da parte della struttura a fornire il servizio ai propri ospiti, visitatori, dipendenti, appaltatori e qualsiasi altro terzo che visita o soggiorna presso la struttura. Quest’ultima si impegna inoltre, ove ragionevole, a indennizzare, difendere e tenere indenne SH da qualsiasi reclamo, richiesta, responsabilità, costo, danno, pagamento di una transazione, sentenza o spesa, comprese le spese legali, a causa di qualsiasi perdita, lesione o danno subito da uno o più utenti della struttura, a meno che lo stesso non sia causato da una grave negligenza o da una cattiva condotta intenzionale di SH, dei suoi dipendenti, professionisti o appaltatori.

In nessun caso SH, i suoi dipendenti, professionisti o appaltatori potranno essere ritenuti responsabili – a meno che non sia dimostrata una negligenza grave diretta e comprovata o una cattiva condotta intenzionale e irragionevole – per danni consequenziali o di altro tipo derivanti dall’esecuzione del presente servizio o dalla realizzazione delle disposizioni o degli obiettivi del presente servizio di certificazione.

Modifiche e Giurisdizione

I presenti T&C possono essere modificati periodicamente. In caso di modifica da parte di SH, i nuovi T&C saranno disponibili sul sito securityhotels.com e la struttura certificata ne sarà informato. Qualsiasi comunicazione relativa ai presenti T&C dovrà essere inviata all’indirizzo info@securityhotels.com, salvo quanto diversamente previsto dalle presenti condizioni d’uso.

La giurisdizione dei presenti T&C è disciplinata dalle leggi italiane e relative disposizioni.

GDPR e protezione dati personali e informazioni

SH prende estremamente sul serio la sicurezza e protezione delle informazioni delle Strutture certificate. SH dispone di misure attive anti-Spam per evitare che le Strutture clienti ricevano e-mail commerciali non richieste; tuttavia, non garantisce che le suddette Strutture non riceveranno mai SPAM.

Le Strutture si impegnano a tenere indenne SH e qualsiasi dipendente o professionista da qualsiasi responsabilità per perdite, danni, spese e reclami, comprese le perdite consequenziali derivanti dallo SPAM relativo ai servizi e dall’uso non autorizzato dei loghi, dei marchi e di qualsiasi nome relativo a SH.

Tutti i documenti, i piani, le check-list, le procedure di sicurezza o le immagini ottenuti da SH sono archiviati su piattaforme e cloud protetti. Questi dati non sono accessibili a terzi.

In caso di commenti sull’uso improprio del GDPR, della protezione dei dati, della privacy, della sicurezza e della politica antispam, si prega di inviare un’e-mail all’indirizzo: info@securityhotels.com.

SH rispetta la normativa europea sulla protezione dei dati e il GDPR nel trattamento di tutti i dati personali forniti dalle Strutture. Tutti i dati e le informazioni relative a una struttura vengono cancellati quando un membro richiede la cessazione del servizio, recede dal contratto o perde il privilegio della certificazione SH senza proseguire col rinnovo della stessa.

SH non sarà responsabile di eventuali perdite, distruzioni, alterazioni o divulgazioni dei dati di una struttura causate da terzi, compresi i servizi di pagamento online di terzi e le società di dati di terzi utilizzate in relazione ai servizi, a meno che non venga dimostrata una grave negligenza, come indicato nella sezione “Esonero o limitazione da responsabilità” delle presenti T&C.